Estas son las funciones de nuestro CRM para comerciales, todo lo que puedes hacer en nuestro programa de gestión comercial.
Partimos de la base de que no quieres complicarte la vida ni perder el tiempo con herramientas sofisticadas. Si quieres un CRM que te ponga la lavadora no estás en el sitio adecuado.
Nuestra filosofía es siempre que el software, y en concreto nuestro programa para la gestión comercial sea lo más sencilla y fácil posible. Pero también queremos tener muchos clientes y muy variados, así que debemos tener todas las posibilidades que puedas necesitar. Poner lavadoras no.
Para resolver esto lo que hemos hecho es construir nuestro CRM para equipos comerciales como un lego, con módulos que podemos poner o quitar dependiendo de lo que necesitas. Nuestro consejo siempre es lo mismo, pon lo menos posible, solamente lo que estás seguro que necesitas ahora. Si más adelante necesitas algo se puede poner, pero sobre todo al principio, cuanto más sencillo mucho mejor.
La base de nuestro CRM es lo más sencillo, y a la vez lo más potente. Tienes la base de datos de clientes, sobre esa base de datos puedes anotar acciones comerciales, lo cual hace que puedas ver el seguimiento de los clientes y una ficha de cliente en la que ves todo el historial, toda la trazabilidad. A la vez se crea un calendario que te ayuda a organizarte, se van añadiendo automáticamente las acciones a medidas que las realizas y también lo que vas planificando.
Simple y potente. Sin florituras y directo a la gestión de clientes.
Podemos hacer que en la ficha de los clientes puedas subir documentos de cualquier tipo. Hacemos que el CRM te sirva como una especie de gestor documental, con eso puedes añadir al cliente un contrato, una foto, un documento, …. Lo que necesites y que sabes que siempre tienes a mano, porque permanece unido al cliente.
La herramienta te permite hacer presupuestos con los datos del cliente y enviárselo desde el propio CRM. Los presupuestos se ven desde la ficha del cliente, con lo que ves rápidamente lo que manejas con un cliente, y desde la pestaña de presupuestos, lo que te permite una visión global. Además, puedes marcar el estado, la fecha prevista y la probabilidad que considera el comercial de conseguirlo, lo cual te permite sacar informes, ver previsiones y controlar el estado de los presupuestos que tienes con los clientes.
Por defecto la ficha de las empresas tienen los datos típicos de la empresa, dirección, web, tfno., etc. Y un solo contacto, nombre, mail, móvil, cargo, departamento, etc. Es la configuración más habitual, la más sencilla y fácil de gestionar, la que utilizan la mayoría de usuarios. Esto se puede cambiar en la configuración de forma que en la ficha de la empresa puedes añadir todos los contactos que quieras. Una u otra forma de trabajar depende de lo que necesites.
El CRM viene por defecto con los típicos campos en la ficha de empresa y en el contacto, pero puede que tu necesites un campo específico, almacenar algún dato que no es tan típico. Eso no es problema, puedes “enriquecer” la ficha de empresa y la ficha de contacto con más campos.
Por ejemplo, puedes necesitar el número de empleados de la empresa, o la cifra de ventas del año pasado, … lo que necesites lo puedes personalizar tu mismo o pedirnos ayuda.
Esta personalización es similar a la de los campos de empresa, pero se aplica a las visitas. Por defecto en una visita se recoge la fecha, la hora, notas y el tipo de visita, la clasificación que te permitirá sacar mucha información cuando pasa el tiempo. A estos datos le puedes añadir campos, por ejemplo el tipo de visita (llamada, video, presencial, ..), algo que va unido a la acción comercial que vas realizando en el cliente.
Nuestro CRM por defecto no te permite agendar una visita si ya hay una visita en el calendario que no se ha cerrado. Esto hace que aumente el orden y la disciplina. Pero hay clientes que necesitan poder tener varias visitas agendadas para un mismo cliente. Eso no es un problema, simplemente es activar esta función.
En las determinados sectores es muy importante establecer los estados de la venta en que se encuentra un cliente y sacar estadísticas de cómo fluyen los clientes por las diferentes fases del embudo de ventas, desde el contacto hasta hacerlo cliente, pasando por las fases intermedias que requiera el negocio. Esto se puede implementar en el CRM y el funcionamiento es muy sencillo, los cambios de embudo de venta se producen automáticamente cuando vamos realizando acciones comerciales. Sin un trabajo extra funciona muy bien y quedan registrados todos los cambios.
Seguro que hay unos correos que se repiten continuamente en la comunicación con tus clientes. Esos correos los podemos poner como plantilla y te permite enviar con un click, siempre vas a poder modificar antes de enviar, pero es un ahorro de tiempo considerable si mandas correos similares y te permite estandarizar que siempre es bueno.
Se pueden enviar SMS desde la herramienta, bien con ciertos automatismos, por ejemplo cada vez que se anota una incidencia o se concierta una visita, o de forma manual.
¿Tienes clientes que quiere visitar o llamar con una periodicidad fija? Por ejemplo, ver a un cliente cada dos meses. Para eso es esta función, programas alarmas a los clientes y con eso el CRM se asegura de que no se te pase.
En empresas en las que el número de comerciales es grande lo típico es dividirlos por equipos y a cada equipo asignarle un responsable o jefe de equipo. Esto en el CRM es muy sencillo, te permite mejorar la colaboración entre el equipo y al jefe de equipo ver los informes de su equipo para apoyar a los comerciales en la evaluación y mejora constante.
El CRM para comerciales debe cumplir un objetivo, mejorar la comunicación y la coordinación, para eso en algunos casos es necesario que una persona tenga acceso al calendario de otro comercial. Para eso sirve este módulo que te permite configurar con todo detalle lo que puede ver cada usuario.
Este es uno de esos módulos que complican la herramienta para quien no lo utiliza y es muy apreciada por los equipos comerciales que lo utilizan. Te permite llevar un control de los gastos de los comerciales, clasificarlos, adjuntar los tickets y cuando termina el mes pasarlos para que se revisen y aprueben. Se puede descargar toda la información en Excel y en PDF pensando también en facilitar la vida al departamento financiero.
Para nosotros la coordinación y la gestión de la información del equipo comercial es importante. Y para eso este otro módulo, permite tener un apartado en el que podemos colocar documentos disponibles para todos los comerciales.
La lista de precios actualizada, un contrato, un catálogo, … Cualquier documento que pueda necesitar un comercial sabe que lo tiene en la última versión en su CRM, a mano donde lo precise, no necesita hacer una llamada o enviar un mensaje para pedirlo y esperar a que llegue.
Hay una gran diferencia entre un calendario como el de Google y el calendario del CRM, el de Google son notas dispersas, no tienen relación, la gran maravilla del CRM es que las acciones en el calendario están relacionadas con el cliente, es decir, si entras desde el calendario en la visita que tienes programada para mañana ves el historial del cliente, sin tener que buscar nada, todo lo que ha pasado con el cliente listo para que la visita sea más eficiente.
Pero, también puedes poner en el calendario notas dispersas, notas que no tienen nada que ver con clientes, es lo que llamamos tareas. Una visita al dentista, por ejemplo, la pones en el CRM para tener toda tu planificación en la misma herramienta, pero no tiene nada que ver con los clientes.
Este es un módulo totalmente independiente y permite que los usuarios pongan las horas de entrada y salida para llevar un registro de jornada laboral. Tiene dos formas de funcionamiento según necesites que sea más o menos restrictivo. Todos esos datos aparecen en los informes u se pueden exportar a Excel para lo que sea necesario.
Para completar los presupuestos y facturas el CRM te permite cargar un listado de productos, con su precio, IVA, precio de coste, referencia, proveedor y línea de negocio de forma que generar una oferta sea mucho más rápido, escribes el nombre del producto y va filtrando para que selecciones y cargue todos los datos con un click. Muy práctico.
¿Necesitas gestionar tus facturas? Con este módulo puedes hacer facturas de una forma muy sencilla. Te permite automatizar muchas cosas como facturación periódica, remesas a bancos, al crear una factura te olvidas de fechas y números de facturas, etc. Si estás en el País Vasco es compatible con el sistema TicketBAI
De la misma forma que puedes gestionar los presupuestos, que son las ofertas que haces a tus clientes, puedes gestionar los pedidos que envías a tus proveedores. Puedes hacerlos independientes o sacarlos desde los presupuestos. Por ejemplo, haces un presupuesto con elementos de varios proveedores, el CRM te saca automáticamente de un presupuesto cada uno de los pedidos. Manejas junto el precio de venta y el precio de coste para tener controlado el margen.
Otra opción para tener en la herramienta las facturas que recibes de tus proveedores y así controlar mejor lo que entra y lo que sale.
El desarrollo de nuestro CRM nos pertenece por completo. El framework, las funciones internas en que se basa empezaron a desarrollarse allá por 2003 y el CRM se comercializa desde 2013, desde entonces no ha parado de cambiar. Eso nos permite poder hacer desarrollo para personalizar la herramienta a cualquier necesidad específica. Si necesitas algo muy especial, casi seguro que podemos hacerlo.
Este módulo te permitirá gestionar las llamadas que realiza un call center, puedes definir colas, se planifican las rellamadas, podemos unirlo con un marcador, podemos presentar una agenda para que teleconcertación trabaje concertando visitas para agentes de calle. Esta ya no es una instalación simple, pero hemos encontrado la forma que hacer que la gestión sea muy asequible.
Si te dedicas a las visitas a doctores y profesionales en hospitales y clínicas hay una personalización específica para este sector que hace que todos los nombres y la forma de funciona encaje mejor para los visitadores médicos y los equipos comerciales de este sector.
Esta es una adaptación muy especial. Si tienes personas recogiendo ventas para que desde el backend se procesen esta personalización permite que los datos que lleguen al Backend ya estén validados y guardar los típicos cambios de estado e implementar el funnel de ventas para poder hacer todo lo que se necesita con los clientes. Gana energía, Iberdrola, Naturgy, O2, MasMovil, Vodafone, Yoigo, …. Además podemos importar los Excel que salen de las herramientas de las compañías para actualizar de golpe todos los estados.
Otra adaptación un tanto específica en la que el CRM se adapta para funcionar como requiere un sindicato para la gestión de empleados en la que podemos gestionar los delegados, unirlos en equipos o zonas, y mejorar la información del trato que los delegados van dando a los empleados.
API es un idioma entre máquinas, permite que el CRM se “entienda” con otros programas, por ejemplo, que una página web externa en la que hay un formulario meta los datos de forma automática, dar de alta presupuestos y clientes para conectar con un ERP y cosas muy variadas. Si necesitas que el CRM interactue de forma automática con otro software casi seguro que ya está preparado.
Imagina que necesitas generar documentos como contratos con los datos del cliente, podemos hacer que el CRM genere los documentos sin que tengas que copiar y pegar dato por dato en otro sitio. Contratos y presupuestos elaborados, por ejemplo. Incluso podemos ir un poco más lejos, podemos enviar ese contrato para que el cliente lo firme y todo quede registrado en la herramienta.
CRM para tu equipo comercial. Seguimiento, control, informes. ¿No sabes cómo empezar? Ponnos a prueba. Imprescindible para un equipo profesional, no sigas perdiendo tiempo en Excel. Prueba tú mismo el CRM justo aquí encima.