CRM de cobros

Gestión de cobros y recobros

CRM específico para empresas de recobros que permite llevar toda la información y para empresas que quieren gestionar los impagos de una forma eficiente.

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Expedientes, gestores y seguimiento

Un espacio de trabajo para ordenar deuda pendiente, comunicaciones, responsables y próximos pasos sin perder el control del proceso.

En corto: TREBEDE es un CRM de gestión de cobros donde cada impago es un expediente: la deuda, desde cuándo está pendiente, todo lo que se le ha reclamado y el gestor que lo lleva. Cuando llamas a un cliente que debe tres facturas, ves de un vistazo qué se le dijo la última vez y qué prometió. TREBEDE no negocia por ti ni envía burofax: guarda lo que has hecho, te dice a quién toca llamar hoy y, si lo programas, manda solo los correos de recordatorio.

Qué controla el CRM de cobros

Información clara para trabajar expedientes, priorizar llamadas y mantener trazabilidad.

Expedientes ordenados

Clientes, deuda, estado, responsable y actividad reunidos en una ficha de trabajo sencilla.

Comunicaciones

Registro de llamadas, correos y próximas acciones para que el equipo sepa qué toca hacer.

Cuadro de mando

Visión de importes, estados, gestores y evolución para tomar decisiones con datos.

Dos tipos de empresa, el mismo trabajo

El CRM de cobros lo usan quienes cobran deudas de otros y quienes persiguen las suyas. Lo que cambia es quién está al otro lado.

Empresas de recobro

Tienen clientes, y sus clientes tienen deudores: los que deben las facturas. El CRM lleva todo el recorrido, para que cada gestor sepa qué expediente es suyo y qué toca hacer hoy:

  • El contrato con cada cliente.
  • La importación de sus deudores y de las facturas que se deben.
  • El reparto de expedientes entre los gestores.
  • Cada llamada y cada correo con el deudor, con su fecha.

Cualquier empresa que emite facturas

Si facturas, alguna factura no se va a cobrar a tiempo. Y perseguirla con un Excel y la memoria es como se pierde dinero. En el CRM guardas:

  • Qué facturas están pendientes, y desde cuándo.
  • Qué gestiones se han hecho sobre cada una.
  • La llamada para recordárselo o para negociar.
  • El acuerdo para cobrarlo por partes, y cada plazo que entra.

Un impago, de la factura vencida al último plazo

Se entiende mejor con un caso.

Imagínate un cliente que te debe tres facturas: 1.210 € de junio, 605 € de julio y 484 € de agosto. En total, 2.299 €. En el CRM es un expediente con las tres facturas dentro, con lo cual no persigues tres deudas sueltas: persigues a un cliente.

El 2 de septiembre sale un correo recordándoselo. El 9 le llamas, y te dice que no puede pagarlo de golpe pero sí en tres plazos. Apuntas el acuerdo y la fecha del primer plazo. Cuando entra el primer cobro, lo anotas, y el expediente pasa a deber 1.532,67 €. Si el segundo plazo no llega, la próxima gestión ya está en tu agenda ese día, no en tu cabeza.

Lo importante no es el correo ni la llamada: es que cualquiera que abra el expediente sabe qué se le dijo y qué prometió. Si ese cliente lo lleva otra persona de tu equipo la semana que tú estás de vacaciones, no empieza de cero. Y si dentro de dos meses dice que nadie le avisó, tienes la fecha de cada correo y de cada llamada.

Yo empezaría siempre por lo que lleva más tiempo parado. Cuanto más viejo es un impago, menos se cobra, y el que te debe poco desde hace mucho suele acabar siendo el que no paga nunca.

Lo que el CRM hace solo: las automatizaciones

Lo hemos añadido hace poco, y es lo que más tiempo quita de encima en cobros.

El módulo de automatizaciones te deja programar cambios que el programa hace por ti en los expedientes, para que el trabajo repetitivo no dependa de que alguien se acuerde:

  • Secuencias de correos. Un primer recordatorio cuando entra el expediente, otro a la semana, otro a las dos, cada uno con su plantilla.
  • Cambios de estado y de etiquetas. Si después de la secuencia el expediente sigue pendiente, pasa solo a la etiqueta «llamar».
  • Asignaciones. Y en ese momento se le asigna a un gestor, que se lo encuentra en su lista del día.

Con lo cual el gestor deja de mandar correos uno a uno y se dedica a lo que no se automatiza: hablar con el que debe.

Lo que yo no automatizaría: las deudas grandes. En las carteras que vemos, buena parte de la deuda suele estar en pocos deudores. Esos los llevaría un gestor a mano, con llamada, y los sacaría de la secuencia de correos. Un recordatorio automático a quien te debe 40.000 € no ayuda: le dice que para ti es uno más.

Y una cosa que aprendimos por las malas: cuando un cliente empezó a mandar 2.000 correos de golpe, el envío se quedaba enganchado y salían menos de los que tocaba, sin que nadie se enterase. Lo cambiamos por una cola que manda 35 correos por minuto y marca los que fallan. Te lo cuento porque un recordatorio que no sale es una reclamación que no has hecho.

Si trabajas con una empresa de recobro

Los expedientes no tienen por qué llegar en un Excel cada mes.

Cuando una empresa de recobro trabaja con TREBEDE, sus clientes pueden mandarle los expedientes por API, directamente desde su ERP: el deudor con su NIF y las facturas pendientes, con su número, importe y vencimiento. Si ese deudor ya tiene un expediente abierto, las facturas nuevas se añaden a él y las repetidas se ignoran.

Por la misma vía el cliente consulta cómo va cada expediente, qué gestiones se han hecho, qué cobros han entrado, y sube la documentación de la deuda en PDF. Para la gestora, eso es un expediente que entra completo y no un correo con tres adjuntos que alguien tiene que montar a mano.

Lo que no hacemos es ir a buscar los datos al sistema del cliente: el cliente envía y nosotros definimos qué campos esperamos. Es más sencillo de mantener, y nadie tiene que dar acceso a su ERP.

Lo que un software de cobros no hace

Mejor que lo sepas antes.

TREBEDE no es una agencia de recobro: no cobra por ti ni llama a tus deudores. Tampoco envía burofax ni lleva el caso al juzgado. Lo que hace es que no se te olvide ninguna deuda, que sepas qué se ha hecho con cada una y que lo repetitivo salga solo.

Y no arregla un problema de fondo: si facturas sin pedir datos de cobro, o sin fecha de vencimiento, el programa te enseñará cuánto te deben, pero no por qué. Eso se arregla antes de emitir la factura, no después.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un software de gestión de cobros?

Un software de gestión de cobros es la herramienta donde vive cada impago como un expediente: el cliente, lo que debe, desde cuándo, qué se le ha reclamado y quién lo lleva. TREBEDE lo hace sobre la misma ficha de cliente del CRM, con lo cual no tienes la deuda en un sitio y la relación comercial en otro.

¿Sirve para los impagos de mi propia empresa o solo para agencias de recobro?

Sirve para los dos casos. Una agencia de recobro trabaja expedientes de terceros y reparte la cartera entre gestores; una empresa normal persigue sus propias facturas. El trabajo de fondo es el mismo: saber a quién hay que llamar hoy y qué se le dijo la última vez.

¿Cómo sé a quién llamo primero?

Por antigüedad y por importe. En TREBEDE filtras por deuda pendiente, por días desde la última gestión o por el gestor que lo lleva, y te sale la cola de llamadas del día. Yo empezaría por lo que lleva más tiempo parado, no por lo que más dinero suma: cuanto más viejo es un impago, menos se cobra.

¿Guarda lo que se le ha reclamado a cada cliente?

Sí. Cada llamada, correo o acuerdo queda anotado en el expediente con su fecha. TREBEDE no envía burofax ni negocia por ti: guarda la trazabilidad de lo que has hecho, que es lo que necesitas cuando el caso pasa a un abogado o cuando el cliente dice que nadie le avisó.

¿Puede mandar recordatorios a los deudores de forma automática?

Sí. El módulo de automatizaciones programa secuencias de correos y cambios en los expedientes: por ejemplo, un primer recordatorio cuando entra el expediente, otro a la semana y, si sigue pendiente, cambiarle la etiqueta y asignárselo a un gestor para que llame. Las deudas grandes yo las sacaría de la secuencia y las llevaría a mano.

¿Puedo apuntar un acuerdo de pago a plazos?

Sí. Anotas el acuerdo en el expediente y cada cobro parcial según llega, con lo cual ves en todo momento cuánto queda pendiente y cuándo toca el siguiente plazo. Si un plazo no llega, la próxima gestión ya está en la agenda del gestor.

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