Programa de gestión comercial

El seguimiento de clientes es saber qué ha pasado con cada uno y qué toca después. El seguimiento de comerciales es otra cosa: saber cómo va cada persona del equipo sin tener que preguntárselo. Y lo bueno es que el segundo sale gratis del primero: si cada comercial anota la visita al terminarla, el responsable no tiene que pedir nada.

Yo miraría tres números por comercial, cada lunes:

• Visitas hechas frente a programadas. No para echar la bronca, sino para ver quién está saturado y quién tiene hueco.
• Primeros contactos. Los clientes nuevos que ha tocado por primera vez. Es la savia nueva que entra en la empresa, y el primer número que baja cuando alguien se acomoda en su cartera de siempre.
• Acciones vencidas. Lo que se programó y nadie cerró. Es la lista de clientes a los que se les prometió una llamada que no llegó.

Imagínate un equipo de tres. Uno tiene 22 visitas hechas de 25 programadas, otro 9 de 20 y el tercero 18 de 18, pero ningún primer contacto en todo el mes. Con esos números la conversación del lunes es otra: al segundo hay que preguntarle qué le ha pasado, y al tercero, por qué solo está visitando a los de siempre.

Y un detalle que me gusta enseñar: el propio programa te dice quién lo usa y quién solo lo rellena el viernes por la tarde. Si todas las visitas de la semana de alguien se anotaron el viernes a las siete, ya sabes cómo trabaja. Lo que se revisa cada semana, con más detalle, lo cuento en qué mira un responsable comercial cada semana.

Hay programas de gestión comercial que en realidad son la parte de ventas de un ERP: presupuesto, pedido, albarán, factura y almacén. Es lo que hacen FactuSol o Sage. Y hay herramientas de gestión comercial que se ocupan de lo que pasa antes de vender: a quién has visitado, qué le ofreciste y cuándo le vuelves a llamar. TREBEDE es de las segundas.

La pregunta que yo te haría es qué se te escapa hoy. Si se te escapan los pedidos o no sabes qué tienes en el almacén, te falta un ERP. Si se te escapan los clientes —el que pidió presupuesto y nadie le volvió a llamar, el que dejó de comprar y nadie se dio cuenta—, te falta esto.

TREBEDE también hace presupuestos y facturas, con lo cual a una empresa pequeña le puede bastar con él. Lo que no lleva de serie es el control de stock: si tu negocio depende del almacén, el almacén se queda en tu ERP.

Y si ya tienes ERP, conviven. Una empresa de tratamiento de agua con la que trabajamos factura con FactuSol y lleva en TREBEDE el seguimiento comercial y los mantenimientos. La regla que pusimos es sencilla: cuando el ERP y el CRM no coinciden, manda el ERP. TREBEDE lee los clientes de FactuSol y marca cada ficha como actualizable, importable o repetida. Al cruzar las dos bases salieron 3.105 clientes en FactuSol y unos 2.200 marcados como cliente en el CRM. La diferencia eran fichas creadas a mano a las que nadie había marcado como cliente, de forma que se marcó todo lo que venía del ERP y ya cuadró.

Te cuento también lo que no hizo: la factura siguió saliendo de FactuSol. Que el técnico cerrara el trabajo en el CRM y eso generase la factura en el ERP no estaba hecho, y administración la seguía pasando a mano. Y esa sincronización fue un desarrollo para ese cliente: si tienes otro ERP, primero se mira qué permite.