Subir un Excel es lo fácil. Lo que da miedo es lo de alrededor: qué saco del ERP, qué pasa con lo que ya he metido a mano, y si sale mal, cómo lo deshago. Te cuento cómo lo hacemos con cada cliente nuevo.
Por Francisco Martínez Alegre, fundador de Trebede Internet
En corto: para importar tus clientes a un CRM saca del Excel o del ERP la misma extracción que vas a usar de verdad, no una de prueba hecha a mano. Quita de ese Excel los clientes que ya hayas creado en el CRM, porque el importador no compara y te los duplicaría. Pon a toda la carga una etiqueta con la fecha, para poder encontrarla y deshacerla. Y revisa en la tabla temporal cómo se han leído los datos antes de confirmar. Importar añade clientes: no borra ni pisa nada de lo que ya tienes.
Casi todas las pruebas de dos semanas que damos llegan al mismo punto, hacia el tercer o cuarto día. El cliente ya ha creado unos cuantos clientes a mano, ha anotado alguna visita, y me hace la misma pregunta con otras palabras. Hace unos días me la hacían así: «si yo ahora voy metiendo cosas que utilizo, no quiero luego perderlas».
Es una duda muy razonable, y la respuesta corta es que no se pierde nada. Pero hay tres o cuatro cosas que conviene saber antes de mandar el Excel, y son las que te cuento aquí.
Lo normal es querer probar con poco. «Te paso un par de clientes, para ver cómo los carga.» Yo te diría que no. Si tus clientes están en un ERP, saca la misma extracción que vas a usar después, con todos los clientes y las columnas que tengas. Si haces una a mano para la prueba y dentro de dos semanas sacas otra del ERP, estás probando un fichero que no es el bueno, con lo cual la prueba no te dice nada.
Y aprovecha el viaje. Si tu ERP te saca, por ejemplo, las ventas de 2025 y de 2026 de cada cliente, te creamos esos campos en la ficha y se importan también. Al comercial le cambia la visita: antes de entrar por la puerta ve si delante tiene un cliente de los gordos o uno de los que compran dos veces al año.
Una preocupación que sale a menudo es la de mandar los datos de los clientes a un tercero. Si quieres esa tranquilidad, firmamos antes el anexo de protección de datos. Y piensa que la protección de datos es igual para un cliente que para 100.000: mandar diez para probar no te protege más que mandarlos todos.
En TREBEDE hay una plantilla en la pestaña Importar de la configuración, con las columnas en el orden en que las lee: nombre, teléfono, correo, comercial al que se asigna, etiquetas y observaciones. Tres reglas que te ahorran trabajo después:
Si el nombre y los apellidos van juntos en una sola celda y los quieres separados, se pueden separar al cargar, pero ninguna separación automática es infalible: con nombres compuestos habrá alguna ficha que corregir a mano. Te lo digo antes para que no te sorprenda.
Este es el punto que más dudas genera, y te lo explico como se lo explico a cada cliente. El importador mete todo lo que le mandas. No mira si ese cliente ya existe en el CRM, porque si lo hiciera y decidiera por su cuenta, te podría machacar datos que tú has escrito a mano. Prefiero que no decida nada.
Con lo cual, si durante la prueba has creado veinte clientes y has anotado visitas con ellos, quita esos veinte del Excel antes de mandarlo. Si no lo haces, cada uno te aparece dos veces: la ficha que creaste tú, con su historial, y la importada, vacía.
Y si ya se han duplicado, borra la importada, la vacía. Al borrar una ficha se van con ella sus visitas y sus acciones, así que la que tiene el historial es la que se queda. Lo que nunca pasa es que importar te borre lo que ya tenías: importar solo añade.
Mientras dura la carga: si te hemos dicho que la importación la dejamos hecha esta tarde, no crees clientes nuevos hasta entonces. Es una tarde. Un cliente lo hizo así hace un par de días, sin que se lo pidiéramos, y es lo más sensato.
A toda la carga le ponemos una etiqueta con la fecha, por ejemplo «importado 13/11». Parece un detalle, pero es lo que te permite deshacer. Con esa etiqueta buscas el bloque entero en el buscador avanzado y lo revisas, lo reasignas a un comercial o, si algo ha salido mal, lo borras de golpe sin tocar ni un cliente de los que ya tenías.
Esa etiqueta, y la de «bolsa» si la usas, son de servicio: las mandamos al final de la lista, en gris, y cuando ya no hacen falta se quitan. La bolsa es donde van los clientes que no son de ningún comercial todavía. Imagínate que importas 1.200 clientes y solo 300 tienen comercial: los otros 900 quedan en la bolsa, y ves desde el primer día cuántos clientes no está tocando nadie. Ese número, a la mayoría, le da un susto. Pero es mejor saberlo.
Cuando subes el Excel, los datos no entran directamente. Van a una tabla temporal donde ves cómo se ha leído cada columna. Ahí es donde te das cuenta de que el teléfono ha caído en la columna del correo o de que la mitad de las filas no tienen comercial. Se corrige el Excel, se vuelve a subir y, cuando está bien, se confirma.
En este vídeo del curso lo tienes paso a paso, en menos de siete minutos:
Si prefieres no pelearte con la plantilla, nos mandas el Excel y lo cargamos nosotros. Normalmente lo tienes al día siguiente; en un par de días como mucho si nos pillas con jaleo.
La primera carga es una foto. Si tu ERP sigue siendo donde se dan de alta los clientes y se apuntan las ventas, la siguiente pregunta es cómo mantener el CRM al día. Hay dos caminos: por API, en tiempo real, o con una actualización periódica a partir de la misma exportación del ERP, cada semana o cada quincena.
Mi opinión: casi siempre basta con la periódica. Un cliente que distribuye recambios lo dijo mejor que yo en la demo: «con que estén actualizadas a un mes o a una semana es suficiente». El comercial necesita saber si ese taller compra mucho o poco, no la venta de esta mañana. Y la conexión en tiempo real con un ERP suele dar más guerra de lo que parece. Te lo cuento con más detalle en cómo integrar el CRM con tus sistemas.
La idea de fondo: no esperes a tener el Excel perfecto. Importa lo que tienes, márcalo con su fecha y ve limpiando cada cliente cuando lo toques. La base se ordena sola con el uso, y en unos meses está mejor que cualquier Excel que hubieras podido preparar.
No. Importar añade clientes nuevos, no toca los que ya están. Lo que sí tienes que hacer es quitar del Excel los clientes que ya has creado a mano, porque el importador no compara con lo que hay en el CRM y te los duplicaría. Y si después borras una ficha duplicada, borra la que no tiene historial: al borrar una ficha se van con ella sus visitas y acciones.
En TREBEDE hay una plantilla en la pestaña Importar de la configuración: nombre, teléfono, correo, comercial, etiquetas y observaciones. Lo que no encaje en ninguna columna va a observaciones para no perderlo, y si tu ERP te da datos que quieres ver en la ficha, como las ventas de cada año, se crean campos propios y se importan también.
Sí, a partir de la exportación del ERP a Excel. Para la primera carga basta con eso. Si después quieres que el CRM se mantenga al día con el ERP, se puede hacer por API o con una actualización periódica, semanal o quincenal, a partir de la misma exportación. Para ver ventas en la ficha del comercial, una actualización semanal suele ser suficiente.
Poniendo a toda la carga una etiqueta con la fecha, por ejemplo «importado 13/11». Con esa etiqueta localizas el bloque entero en el buscador, lo revisas, lo reasignas o lo borras sin tocar los clientes que ya tenías.
Las dos cosas valen. Puedes subir tú el Excel desde la pestaña Importar, o mandárnoslo y lo cargamos nosotros, normalmente al día siguiente. Si te preocupa mandar los datos, antes firmamos el anexo de protección de datos.
Las señales de que el Excel ya resta más de lo que suma en tu equipo comercial.
Tiempo real o actualización periódica con el ERP, y cuándo compensa cada una.
Lo siguiente después de importar: quién lleva a cada cliente y quién ve qué.
En un Excel, en el ERP o repartidos entre los dos. Cuéntame qué tienes y te digo cómo lo cargaríamos, y si en la demo quieres verlo con tus propios clientes, lo preparamos así.
