Un cliente pide presupuesto un martes, se le dice «te llamo la semana que viene» y el viernes de la otra semana nadie se acuerda. No es falta de ganas: es que ese «te llamo» no estaba apuntado en ningún sitio.
En corto: un software de seguimiento de clientes es donde queda anotado qué ha pasado con cada cliente y qué toca después. En TREBEDE eso se hace en una sola pantalla: anotas la visita o la llamada, programas la siguiente acción y cambias las etiquetas de estado, todo a la vez y desde el móvil. Después, dos buscadores te dicen a quién se le ha pasado el seguimiento. No hace el seguimiento por ti: si nadie anota qué pasó, el CRM no lo sabe.
La ficha: TREBEDE es un CRM español para pymes y equipos de 2 a 20 comerciales, hecho por Trebede Internet SL, con los datos alojados en servidores españoles y cumplimiento del RGPD. La prueba son 14 días con acceso completo, sin tarjeta y sin permanencia.
Hacer seguimiento es saber tres cosas de cada cliente sin preguntar a nadie: qué ha pasado con él, qué toca hacer ahora y en qué estado está. Si falta cualquiera de las tres, el seguimiento depende de la memoria de alguien.
Y aquí está la confusión más habitual: meterlo todo en el campo de observaciones de la ficha. Lo que debe, la muestra que se le dejó y a qué hora prefiere que le llames acaban mezclados en un párrafo que nadie lee. Se separa así:
Dirección, contactos, forma de pago, condiciones. Con los campos que tú necesites, creados sin desarrollo.
Cada visita, llamada o correo, con quién la hizo, cuándo y qué resultado tuvo. La hoja de vida del cliente.
Presupuesto enviado, muestra entregada, no servir más pedido. Con color, para verlo en el listado sin entrar en la ficha.
Si tengo que quedarme con una sola pantalla de TREBEDE, es esta: la de anotar lo que ha pasado. En la misma pantalla haces tres cosas:
Con lo cual el jueves no tienes que acordarte de nada: te aparece. Y si ese jueves estás de baja, tu compañero ve la llamada pendiente, abre el historial y sabe qué se habló.
Lo que se anota en cada visita también lo decides tú. Si quieres saber en qué curso se ha interesado cada cliente, o qué producto ha probado, se crea un campo con una lista de opciones cerrada. Mejor una lista que un texto libre: una lista se puede contar y filtrar después; un texto, no.
El seguimiento se pierde en los clientes que no miras. Para encontrarlos, TREBEDE tiene dos buscadores avanzados que responden a preguntas distintas, y conviene no confundirlos:
El de clientes responde «¿quiénes son?». Busca sobre lo estático: provincia, comercial, etiquetas, fecha de alta. Por ejemplo, todos los clientes de un comercial que tienen la etiqueta de presupuesto enviado.
El de visitas responde «¿qué ha pasado y qué falta?». Busca en los calendarios de todo el equipo. Por ejemplo: las acciones pendientes del 1 al 25 del mes que nadie ha cerrado. En un cliente con un técnico, esa búsqueda sacó 39 mantenimientos programados sin hacer. Eso es seguimiento que se había quedado en el aire.
Y lo que encuentres se puede sacar a Excel, pero solo eso: la exportación hereda el filtro. De una base de 638 empresas, si filtras por una etiqueta y salen 103, exportas esas 103 y no toda la cartera. Para trabajar un grupo de clientes de uno en uno, está la lista que se vacía sola.
No hace el seguimiento por ti. Te recuerda lo que programaste y te enseña lo que se ha quedado atrás, pero la llamada la hace una persona, y si nadie anota qué pasó, el CRM no lo sabe. Por eso anotar cuesta unos 30 segundos desde el móvil: si costara más, no se haría.
No apunta solo lo que pasa fuera de él. Las llamadas desde tu móvil o las conversaciones de WhatsApp no entran solas en el historial; lo que importa de ellas se anota.
Si trabajáis varios sobre los mismos clientes y lo que te preocupa es saber cómo va el equipo, eso está en el CRM para equipos comerciales. Y si quieres verlo antes, los vídeos del curso enseñan a crear un cliente y empezar su seguimiento en unos minutos.
Si no lo sabes, ahí empieza el seguimiento. Te configuramos una cuenta de prueba con tus clientes para que lo veas con los tuyos. Y si prefieres, cuéntame cómo lo llevas ahora.
Es la herramienta donde queda anotado qué ha pasado con cada cliente y qué toca hacer después, con fecha y responsable. Sirve para que ningún cliente se quede sin respuesta porque alguien se olvidó de llamarle, y para que cualquiera del equipo sepa en qué punto está.
La ficha guarda lo estable: dirección, forma de pago, condiciones. El historial guarda lo que pasa a lo largo del tiempo: cada visita, llamada o correo con su autor y su fecha. Y las etiquetas marcan el estado del cliente para poder filtrarlo.
Con el buscador avanzado de visitas: buscas las acciones pendientes entre dos fechas, en todos los calendarios del equipo, y salen las que se programaron y nadie cerró. Con el buscador de clientes filtras por etiqueta, comercial o zona.
Sí. Desde el buscador avanzado filtras lo que quieras —por ejemplo, los clientes con una etiqueta— y exportas a Excel solo ese resultado, no toda la base de datos.
No. Te recuerda lo que programaste y te enseña lo que se ha quedado atrás, pero la llamada la hace una persona y, si nadie anota qué pasó, el CRM no lo sabe. Por eso anotar una visita cuesta unos 30 segundos desde el móvil.
