La prospección casi nunca muere por falta de lista. Muere en la segunda semana, cuando nadie sabe a quién se llamó ya. Te cuento cómo la organizo yo.
En corto: la prospección de clientes es contactar con quien todavía no te compra para saber si puede hacerlo y conseguir una primera cita. Lo que la hace funcionar no es una lista más grande, sino trabajar un grupo pequeño cada vez, con pocos resultados posibles por contacto y una lista que baja sola con cada gestión, de forma que lo que queda es exactamente lo que falta por hacer.
Hace poco me escribió un cliente que quería empezar a trabajar a los administradores de fincas. Tenía 561 en su base de datos. Me preguntaba cómo ordenarlos: por zona, por tamaño, por orden alfabético. Le contesté lo contrario de lo que esperaba: no hace falta ordenarlos, a priori todos son iguales. Lo que hace falta es no volver a ver esa lista entera nunca más.
Es el trabajo de contactar con empresas o personas que todavía no son clientes para saber si pueden serlo y, si es así, conseguir una cita. Empieza por elegir a quién y termina cuando cada contacto tiene un resultado.
No es comprar una base de datos. La base de datos es la materia prima; la prospección es lo que haces con ella. Y fíjate que tener 5.000 contactos no es mejor que tener 500: es peor, si no hay forma de saber cuáles has trabajado.
La primera semana se empieza con ganas. Se abre el Excel, se llama a los veinte primeros, se apuntan cosas en una columna de observaciones. La segunda semana ya no está tan claro por dónde ibas, quién te dijo que le llamaras el jueves ni si a aquel ya le había llamado tu compañero. Y el comercial hace lo que haría cualquiera: vuelve a los clientes que ya conoce.
No es falta de disciplina. Es que una lista que no baja no da sensación de avance. Llamas a treinta empresas y sigues teniendo 561 filas delante. Con lo cual el problema no es la lista, es cómo se trabaja.
Son cuatro pasos, y el importante es el último.
Ese último paso es lo que cambia la sensación del comercial. Ya no tiene delante 561 empresas: tiene delante la siguiente, y un número que baja.
Cada contacto tiene que acabar en una de estas cuatro cosas, y solo en una:
Este verano un cliente llegó con ocho resultados distintos heredados de su sistema anterior, mezclando qué había pasado con cómo se había contactado. Con tantas opciones el comercial duda al anotar, cada uno lo hace a su manera y al final no se puede comparar una semana con otra. Pocos resultados, bien definidos, y el detalle va en la nota.
El número que yo miro: los primeros contactos del mes. A mí me gusta tenerlo separado del resto de gestiones porque es la forma de medir la savia nueva que entra en la empresa. Si ese número baja tres meses seguidos, da igual lo bien que vayan las ventas de este trimestre: el siguiente va a ser peor.
En muchos equipos quien llama no es quien visita. Una persona hace la primera toma de contacto y reserva la cita en la agenda del comercial, que va solo a las que tienen interés. Funciona muy bien, con una condición: que la agenda del comercial sea visible para quien llama, para no reservar citas encima de otras. Si trabajas así, lo tienes desarrollado en la concertación de visitas desde la llamada.
Y otro detalle que se olvida: una base importada suele entrar sin comercial asignado. Si trabajas solo, asígnatela entera antes de empezar; si sois varios, reparte antes de llamar, no después. Lo de repartir lo cuento en cómo repartir la cartera entre comerciales.
En TREBEDE la cola es una etiqueta especial, «visitar»: la pones a un grupo de clientes desde el buscador avanzado, en bloque, y se quita sola cuando el comercial anota una visita realizada. Si hace falta más control —varias personas llamando, llamadas que vuelven solas a la cola cuando el cliente pide que le llames mañana— está el módulo de telemarketing.
Lo que no hace: no te da la lista. A quién llamar lo decides tú, y la base la pones tú. Tampoco marca los teléfonos ni sustituye a tu centralita: el comercial llama como siempre, y lo que el CRM guarda es qué pasó y qué toca después.
La idea de fondo: la prospección no se abandona por pereza, se abandona porque no se ve el avance. Una lista que baja con cada llamada, cuatro resultados y un número al final del mes. Con eso, la segunda semana se parece a la primera.
Es el trabajo de contactar con empresas o personas que todavía no son clientes para saber si pueden serlo y, si es así, conseguir una primera cita. Empieza por elegir a quién y termina cuando cada contacto tiene un resultado: no interesa, interesa, o hay que volver a llamar.
Casi nunca por falta de lista. Fracasa porque la lista es demasiado grande para verla entera, nadie sabe a quién se llamó ya y la segunda semana se vuelve a las de siempre. Se arregla trabajando un grupo pequeño cada vez y apuntando el resultado de cada contacto.
Pocos: no contesta, no le interesa, le interesa y hay cita, o pide que le llames otro día. Con más opciones el comercial duda al anotar y los datos dejan de servir para comparar semanas.
Lo más útil es cuántos primeros contactos se hacen al mes y cuántos acaban en cita. El primer contacto mide los clientes nuevos que entran en la empresa, que es lo que la prospección tiene que traer.
Lo que viene después de la cita que te ha dado la prospección.
Quién llama a quién, decidido antes de empezar y no después.
De la llamada a la cita en la agenda del comercial, sin pisarse.
Si no lo sabes sin abrir el Excel, ahí está el problema. Elige un grupo de cincuenta y prueba a trabajarlo así dos semanas. Y si quieres, cuéntame cómo te ha ido.
