CRM para agentes comerciales y representantes multicartera

Las fábricas que lleva cada cliente, sus condiciones, los pedidos a cada representada y las comisiones. En un sitio, y no en un programa por fábrica.

En corto: en TREBEDE los clientes y las representadas están en la misma base, separados por etiquetas, y en cada cliente ves con qué fábricas trabaja y qué descuento y forma de pago tiene con cada una. Haces un presupuesto con productos de varias fábricas y sale un pedido para cada representada, con su PDF para mandarlo por correo. Los pedidos parciales se cuadran con una línea en negativo, y la factura de comisiones a la fábrica sale del mismo programa. Lo que no hace de serie: aplicar solo el descuento de cada fábrica en el pedido ni calcular las comisiones, porque cada fábrica paga distinto.

La ficha: TREBEDE es un CRM español para pymes, hecho por Trebede Internet SL, con los datos alojados en servidores españoles y cumplimiento del RGPD. Esta página cuenta cómo lo tienen montado agentes y agencias de representación con los que trabajamos, sin dar sus nombres.

Lo difícil del multicartera no es vender: son los datos

A una agencia de representación se lo dije así en su primera sesión: «sois un perfil muy complejo desde el punto de vista de los datos, porque gestionáis muchísima información». Y no lo digo como queja. Un equipo comercial de una empresa vende un catálogo con unas condiciones. Un agente multicartera vende el catálogo de cuatro, diez o cuarenta fábricas, y cada cliente tiene un descuento distinto con cada una.

Lo que me cuentan cuando llegan se parece mucho. Cada fábrica les ha metido su propio programa de pedidos, el resto va en un Excel y lo demás, de memoria. Una agente me lo resumió con sus palabras: «llega un momento en que lo llevamos todo como de cabeza, está todo muy desorganizado». Y otro, que representa decenas de marcas: «al final me estoy convirtiendo, y no quiero serlo, un administrador que está todo el día en la computadora entrando datos».

Con lo cual el objetivo no es meter más datos, es meterlos una vez. Fíjate en lo que se pierde así: las marcas pequeñas, las que venden cuatro veces al año, son las primeras que se olvidan cuando todo va de cabeza.

Cómo lo montamos con un agente multicartera

Clientes y representadas, en la misma base. Una fábrica es una empresa más de la base de datos, con la etiqueta «Proveedor», para que cuando busques algo no tengas que saltar de una pantalla a otra. Las etiquetas las creas tú, y con ellas filtras en un clic: ferreterías, proveedores, la zona que quieras.
En cada cliente, las fábricas que lleva. Una etiqueta de color por representada, para que al abrir la ficha veas de un vistazo con quién trabaja y, sobre todo, con quién todavía no.
Las condiciones de cada fábrica, en la ficha. El descuento y la forma de pago que tiene ese cliente con cada representada van en campos personalizados. Por ejemplo, con una fábrica va a tarifa y con otra tiene un descuento del 30 %: lo ves antes de preparar la oferta, no después.
Un presupuesto, un pedido por representada. Preparas una sola oferta al cliente con productos de varias fábricas. Al pasarla a pedido, TREBEDE saca un pedido para cada representada, y cada uno lo mandas por correo en PDF a su fábrica. Lo que no haces es teclear el mismo pedido dos veces.
Las tarifas, por Excel. Creas a mano unos pocos productos para entender la estructura, exportas a Excel, rellenas precio, IVA y proveedor y lo vuelves a importar, sean 10 productos o 10.000. La referencia guarda el código de la fábrica, para que el pedido le llegue con su código y no con el tuyo.
Los pedidos parciales, cuadrados. Si el pedido era de 1.000 € y la fábrica sirve 800 €, añades al mismo pedido una línea en negativo de 200 €. Así el pedido queda servido por lo que de verdad se sirvió, que es lo que te van a pagar en comisión.

Si compras y revendes en vez de cobrar comisión, que es lo que hace un distribuidor, el producto lleva precio de venta y precio de coste, de forma que ves el margen de cada oferta. Si solo intermedias, la tarifa es la misma para los dos y juegas solo con los descuentos.

En este vídeo del canal lo tienes en cinco minutos, con clientes, proveedores y pedidos:

CRM Trebede para agentes comerciales: gestión de pedidos, clientes y proveedores — haz clic para reproducir

Las comisiones: aquí cada fábrica es un mundo

Un representante con muchas marcas me lo contaba así: «a veces trabajo con el 10, el 7, el 5». Y unas le pagan cada mes, otras al trimestre y otras por operación. No hay un estándar, con lo cual no te voy a vender un cálculo de comisiones automático que sirva para todos.

Lo que sí tienes es lo servido por fábrica, por cliente y por fechas, con filtros, y la exportación a Excel para cuadrarlo a fin de mes. Y la factura de comisiones a cada fábrica sale del mismo programa. Ojo con una cosa que despista a todos los agentes al principio: en esa factura la fábrica es tu «cliente», porque es a quien le facturas. Para ti es tu representada; para Hacienda, tu cliente.

Si quieres un informe que aplique el porcentaje de cada marca, nos cuentas cómo te paga cada una y lo configuramos a medida.

Si sois dos, o un equipo de agentes

Muchas agencias son dos personas: una en la calle y otra en la oficina. Comparten agenda y clientes, de forma que la de la oficina sabe qué ha visitado el de la calle y qué pedido tiene que pasar. Si tienes varios agentes, cada uno ve su cartera y quien coordina ve todas, con lo que te explicamos en el CRM para equipos comerciales.

Yo lo que haría es empezar por una o dos representadas y unos pocos clientes. Meter cuarenta fábricas el primer día es la forma más rápida de abandonar la herramienta en una semana. Cuando lo tienes rodado con dos, el resto es cargar tarifas.

Lo que no hace

No aplica solo el descuento de cada fábrica. El descuento lo tienes en la ficha del cliente, pero en el pedido lo tecleas tú.

No calcula las comisiones de serie. Te da lo servido para cuadrarlas y, si lo quieres automático, se configura con tus porcentajes.

No mete el pedido en el programa de cada fábrica. De serie se lo mandas por correo en PDF. Si una fábrica te pide recibirlo en su sistema, conectarlo es un proyecto aparte, como cualquier integración del CRM con otros programas.

Lo demás —la agenda, las visitas, las tareas, los gastos de ruta— es lo mismo que usa cualquier equipo de gestión comercial. Y la lista completa de lo que se puede configurar la tienes en módulos comerciales del CRM.

¿Cuántas representadas llevas hoy?

Cuéntame con cuántas fábricas trabajas y cómo pasas ahora los pedidos, y te preparo la demo con dos de ellas para que la pruebes con tus clientes.

PRUÉBALO GRATIS

Preguntas frecuentes

¿Qué necesita un agente comercial multicartera en un CRM?

Ver de un vistazo qué fábricas lleva cada cliente y con qué condiciones, pasar los pedidos a cada representada sin teclearlos dos veces, saber si se han servido y cuadrar las comisiones a final de mes. El embudo de ventas le importa menos que a un equipo comercial clásico: lo que pesa es la cantidad de datos.

¿Se puede hacer un presupuesto con productos de varias representadas?

Sí. Haces un solo presupuesto al cliente con productos de varias fábricas y, al pasarlo a pedido, TREBEDE saca un pedido para cada representada, con su PDF para enviárselo por correo.

¿Cómo se guarda el descuento que tiene cada cliente con cada fábrica?

En campos personalizados de la ficha del cliente, uno por fábrica o el que tú quieras. TREBEDE no lo aplica solo en el pedido: lo consultas en la ficha y lo tecleas en la línea.

¿Y si la fábrica solo sirve una parte del pedido?

Añades al mismo pedido una línea en negativo con lo que no se ha servido. Si el pedido era de 1.000 € y llegan 800 €, el pedido queda servido por 800 €, que es lo que cuenta para la comisión.

¿TREBEDE calcula las comisiones de cada representada?

No de serie, porque cada fábrica paga distinto: un porcentaje u otro, al mes, al trimestre o por operación. Con los filtros por fábrica y por fechas sacas lo servido a Excel para cuadrar, y la factura de comisiones a la fábrica sale del mismo programa. Si quieres un informe con el porcentaje de cada marca, lo configuramos a medida.