Control de gastos de los comerciales, dentro del CRM

El ticket con foto desde el móvil, el mes entregado y la aprobación del responsable. Sin sobres de tickets a final de mes.

En corto: en TREBEDE cada comercial apunta sus gastos en un calendario —tipo, importe y la foto del ticket desde el móvil—. Al acabar el mes los entrega y el mes se bloquea. El responsable los revisa, los aprueba o los devuelve para que se corrijan, y se los lleva a Excel con todos los tickets en un zip. TREBEDE no paga ni contabiliza los gastos: los deja ordenados y aprobados.

La ficha: TREBEDE es un CRM español para pymes, hecho por Trebede Internet SL, con los datos alojados en servidores españoles y cumplimiento del RGPD. Los gastos son un módulo más del CRM, junto a la agenda, los clientes y los informes de los comerciales.

El problema no es el gasto: es el sobre de tickets

Imagínate un comercial que hace ruta tres días por semana. Gasolina, un menú del día, un parking, un peaje. A final de mes llega con un sobre de tickets arrugados, la mitad sin fecha legible y alguno que no aparece. Alguien en la oficina los pasa a un Excel, pregunta por los que faltan y, cuando todo cuadra, han pasado dos semanas.

Con lo cual el problema no es cuánto se gasta, que suele estar bastante claro. Es el tiempo que se pierde en juntar, revisar y discutir lo que ya se gastó. Y eso se arregla apuntando el gasto el mismo día en que se hace, con la foto del ticket, en la misma herramienta en la que el comercial ya apunta sus visitas.

Es una de las cosas que más nos piden los equipos de visitadores médicos, que viven en la carretera, y la tienen también empresas con comerciales de zona, como una de gestión de residuos con la que lo montamos para que su responsable aprobara los gastos de todo el equipo cada mes.

Lo que hace el comercial: apuntar, adjuntar y entregar

Apunta el gasto el día que lo hace. En el calendario de gastos pincha en el día, elige el tipo —los tipos los configuras tú: combustible, comida, parking, alojamiento…—, pone el importe y, si quiere, una descripción.
Adjunta el ticket. Desde el navegador del móvil hace la foto y la sube en el momento, para que el papel deje de importar.
Ve su resumen. A la derecha, lo que lleva cada semana; abajo, el total del mes por tipo de gasto. Por ejemplo: siete gastos en mayo, 318 € en total, y en qué se fue cada uno.
Entrega el mes. Al terminar el mes pulsa «Entregar», ve el listado de todo lo que va a entregar y confirma. Desde ese momento el mes queda bloqueado: puede ver cualquier gasto con su ticket, pero no cambiarlo, para que el responsable apruebe sobre unos datos que no se mueven.

En este vídeo lo ves hecho, en tres minutos y medio:

CRM: gestión de gastos de los comerciales — haz clic para reproducir

Lo que hace el responsable: aprobar, devolver y exportar

En los informes tienes la pestaña de gastos: un resumen por meses, dividido por los tipos de gasto que hayas configurado. Desde ahí:

Apruebas o devuelves. El mes que un comercial ha entregado te aparece en amarillo, con dos opciones. Pinchas en su nombre, ves exactamente qué estás aprobando y le das a aprobar: pasa a verde y el comercial ve en su calendario que ese mes está aprobado, con la fecha y la hora. Si algo no cuadra, lo devuelves y el mes se le vuelve a abrir para que lo corrija.
Te lo llevas a Excel. El resumen del mes, o el detalle de todos los gastos de todos los comerciales. Y entrando en un comercial, sus gastos en Excel y todos sus tickets del mes en un zip, para quien tenga que pagarlos o contabilizarlos.

Lo importante de todo esto es el bloqueo. Si el comercial pudiera tocar un gasto mientras lo revisas, el informe que apruebas no sería el que se paga. Con el mes cerrado, lo que está aprobado es lo que hay, de forma que nadie discute después qué se aprobó.

CRM: gestión de gastos para dirección — haz clic para reproducir

Los dos vídeos son de 2022. La pantalla ha cambiado de diseño desde entonces; el funcionamiento de los gastos es el mismo.

Por qué dentro del CRM y no en una app de gastos aparte

Hay aplicaciones muy buenas solo para gastos. Si lo único que necesitas es eso, y tu equipo no usa CRM, a lo mejor te encaja más una de ellas.

Yo creo que, si tus comerciales ya apuntan sus visitas en TREBEDE, meter los gastos en el mismo sitio tiene dos ventajas. La primera, que no les pides que abran otra herramienta: el comercial que ya apunta la visita apunta el parking en el mismo móvil y en el mismo momento. La segunda, que el responsable ve en un solo sitio qué ha hecho cada comercial y lo que le ha costado hacerlo.

Lo que no hace

No paga ni contabiliza. TREBEDE recoge los gastos, los ordena y los deja aprobados. La transferencia al comercial y el asiento contable se hacen fuera, con el Excel y el zip de tickets que sacas del informe.

No lee el ticket por ti. El importe y el tipo los pone el comercial; la foto queda adjunta como justificante.

Si necesitas algo más —por ejemplo, decir a qué cliente se imputa cada gasto—, el módulo se adapta: es de las cosas que configuramos a medida cuando un equipo lo pide.

¿Cuántos tickets te llegan a final de mes?

Cuéntame cuántos comerciales tienes y cómo lo haces ahora, y te enseño cómo quedaría en tu equipo. Si quieres verlo antes, tienes la lista de todo lo que se puede configurar.

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Preguntas frecuentes

¿Cómo apunta un comercial un gasto con su ticket?

Desde el calendario de gastos, pinchando en el día: elige el tipo de gasto, pone el importe, una descripción si quiere y adjunta el ticket. Desde el navegador del móvil, hace la foto del ticket y la sube en el momento, con lo cual no tiene que guardar el papel hasta final de mes.

¿Qué pasa cuando el comercial entrega los gastos del mes?

El mes queda bloqueado: ya no puede añadir, cambiar ni borrar ningún gasto de ese mes, aunque sí verlos con sus tickets. Así el responsable aprueba sobre unos datos que no se mueven mientras los revisa.

¿Puede el responsable devolver los gastos para que se corrijan?

Sí. El mes entregado le aparece en amarillo con dos opciones, aprobar o devolver. Si lo devuelve, el mes vuelve a quedar abierto para el comercial, que corrige y lo entrega otra vez. Si lo aprueba, pasa a verde y queda cerrado con la fecha y la hora de la aprobación.

¿Se pueden exportar los gastos a Excel?

Sí. Desde el informe de gastos sacas el resumen del mes o el detalle de todos los gastos de todos los comerciales en Excel. Y entrando en un comercial, sus gastos en Excel y todos sus tickets del mes en un fichero zip.

¿TREBEDE paga o contabiliza los gastos?

No. TREBEDE recoge, ordena y deja aprobados los gastos; la transferencia al comercial y el asiento contable se hacen fuera, con el Excel y los tickets que te llevas del informe.